内蒙古西部天然气股份有限公司
公文管理办法
第一章 总 则
第一条 为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。
第二条 公司公文是传达贯彻方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。
第三条 公司各部门应发扬实事求是、认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。
第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由行政事务部文秘人员收发、分办、用印、立卷、归档。
第五条 各部门的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保公司机密。
第二章 公文种类
第六条 公文种类主要有：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决定、决议、函和会议纪要。
第三章 公文格式
第七条 公文格式一般包括：发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送(抄报)机关、印发机关和印发日期等。
(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
(二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。
(三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。
(五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
(六) 文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。人、地、物名、引文及时间要具体、准确。收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。
(七)文字一律从左至右横写横排。
第八条 公文纸一般用A4纸，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定。
第九条 内部行文，可按问题的种类和性质，部门之间不用发文形式解决一般性问题。
第十条 公司各部门不得越级行文。
第十一条 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。
第十二条 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
第十三条 公司发文，必须由行政事务部统一编号；公司发文，上行文用西部天然气字〔××年〕××号，函用西部天然气函〔××年〕××号，下行文用西部天然气发〔××年〕××号。
第四章 公文处理程序
第十四条 收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料、传真和平级发来的文件，均由行政事务部文秘人员统一签收、开拆、OA办公系统进行文件处理。其中内容重要的急件，及时通知领导阅批。
(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排OA办公系统办理。
(三)凡需办理的公文，需经行政事务部负责人审核后上传OA办公系统，公司领导批示后方可办理。各部门收到急件时，应及时送达行政事务部办理收文。
(四)加强公文检查催办工作。办文人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发来的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
(五)领导参加重要会议带回的重要文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
第十五条 发文处理。一般包括拟稿、核稿、审稿、会签、签发、用印、发文、归档等程序。
(一) 公文草拟
1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。
2.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅力求简短。
3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
4.数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
5.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，二层为“(一)”，第三层为“1”， 第四为“(1)”。
6.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
(二)公文审核：公司文稿在送审领导签发前，应由行政事务部核稿。
审核的重点：
1.是否需要行文。
2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。
3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办部门修改，改动过大的，要重新抄正。
(三)公文签发：根据新《党政机关公文处理工作条例》的规定，公司涉及“三重一大”事项、对上级政府部门、股东单位报送的文件由董事长签发，总经理和相关分管领导会签。运营管理及事务性文件由总经理签发，公司公文签发涉及业务部门的必须由业务部门起草，分管部门领导会签。
(四)公司内部行文使用OA办公系统。
(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新审核。
(六)公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。
(七)公文签发后，由文秘人员负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。
(八)公文应及时送达、邮寄或传真至收文单位，并作好签收登记。
第十六条 公文处理详细规定参见《国家行政机关公文格式GB/T9704—2012》。
第五章 文件的管理
第十七条 公司建立严格的公文管理制度，各部门要加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。
第十八条 各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交行政事务部归档，各部门、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。
第十九条 没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。
第二十条 本办法自印发之日起施行，原西部天然气发（〔2004〕33号）文件同时废止，本办法由行政管理部负责解释。
内蒙古西部天然气股份有限公司
2020年12月14日
